院内SEとして日々トラブル対応や業務改善に取り組む中で、「紙ベースのインシデントレポート管理」が大きな負担となっていることに気付きました。報告書の記入・閲覧・承認・集計――すべて手作業では集計ミスや情報の抜け漏れが起こりやすく、対応にも時間がかかります。
そこで本シリーズでは、Excel VBAで完結するインシデントレポート管理システムを、
- 一般職員による入力フォーム
- 所属長向けの閲覧・承認
- 医療安全管理者向けの閲覧・集計
という３つの役割ごとに機能を分離して自作する手順を解説します。
※本システムのVBAコードは、流行りのChatGPTを活用して、生成されたコードを元に修正・最適化を行いながら作成しました。
システム全体像
- 入力フォーム
- 紙のフォーマットをそのままVBAフォームに落とし込み
- チェックボックスやプルダウンで入力ミスを防止
- ユニークな「受付番号」を自動発行し、匿名性を担保
- コメント／承認
- 所属長は自部署の報告一覧を一目で把握
- ダブルクリックで詳細フォームを呼び出し、コメント＋承認／非承認を登録
- 集計／データ管理
- 月単位でデータを切り替えるバッチ処理
- 医療安全管理者は全部署のレポートを一括集計・レポート出力
このシリーズの読みどころ
第１回：一般職員向け入力フォームの作り方
紙のフォーマットを忠実にVBAフォーム化し、受付→登録→再呼び出しまでを効率化します。
第２回：所属長向け承認ワークフロー
部署ごとにフィルタリングした一覧から、詳細フォームを呼び出して承認作業を効率化します。
第３回：医療安全管理者向け全社集計
バッチ処理で月毎にデータを切り替え、集計レポートをExcelでグラフ表示します。
次回は、第１回：一般職員向け入力フォームの作り方をお届けします。
まずは「紙のフォーマットをそのままExcelに落とし込む」ステップから、解説していきます！
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